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La Universidad de California San Francisco Servicios de Vivienda (Housing Services) y Servicios de Instalaciones (Facilities Services) se reunieron el mes pasado para la celebración anual de “Turnover”, que celebra la exitosa rotación y preparación de unidades de vivienda durante el verano.
El verano tiende a ser la época del año de mayor actividad para los Servicios de Vivienda, y este año no fue la excepción, con un total de 476 unidades exitosamente preparadas para dar la bienvenida a los residentes, personal, profesores y afiliados entrantes en todas las comunidades de vivienda de UCSF.
“Cuando llegó el 1 de julio, con 185 mudanzas en un día, el equipo trabajó horas extras, los fines de semana e incluso durante el feriado del 4 de julio para preparar las unidades para los nuevos residentes. Todo esto se suma a la limpieza anual de 155 unidades compartidas y al mantenimiento de las órdenes de trabajo regulares en una cartera de viviendas que tiene necesidades muy diversas, por decir lo menos,” dijo Sally Oerth, Vicerrectora Adjunta de Vivienda, durante su discurso de bienvenida.
Debido a las diferentes fechas de inicio y finalización de muchos de los programas de UCSF, el personal de primera línea trabajó con plazos ajustados y, a veces, solo tenía unos pocos días para entregar una unidad.
La Custodia Marlen Amador, quien ha trabajado en la rotación de viviendas durante casi cuatro años, fue una de las personas de primera línea que dedicó largas horas a limpiar a fondo estufas, refrigeradores, hornos y baños. Pero, según Amador, todo valió la pena para ser reconocido por el resultado final.
“Cuando terminamos y tomamos una fotografía se ve la diferencia y se siente una saturación saber que uno hace el trabajo bien hecho y que y bueno y ver limpio más que todo…[es] una transformación,” dijo Amador.
El éxito de la rotación requirió trabajo en equipo al unísono, colaborando las 24 horas del día para procesar nuevos contratos, comunicarse con los residentes, relacionar a los residentes con las unidades disponibles y luego enviar trabajadores de primera línea a esas unidades.
“Este equipo hizo un trabajo realmente increíble. Había tantas salidas diferentes al desastre en las que podríamos habernos encontrado, pero nos apegamos a nuestro plan y nos mantuvimos en el camino hacia el éxito”, dijo la Directora de Instalaciones de Vivienda, Mary Wallace.
Este año fue el primero en que UCSF utilizó personal completamente interno para su proceso de rotación, lo que presentó al Supervisor de Conserjería Howey Chen el desafío único de capacitar al personal de múltiples equipos, orígenes y niveles de experiencia.
"Fue una tarea ‘hercúlea’ y Howey realmente dio un paso adelante para asegurarse de que las unidades estuvieran limpias y listas a tiempo para que los residentes se mudaron," dijo Wallace.
Chen atribuye el fuerte liderazgo de Felipe Rubio, Subdirector de Servicios de Custodia, y otros miembros experimentados del personal por desempeñar papeles clave en el proceso.
“El éxito de esta iniciativa refleja la dedicación y el arduo trabajo de cada miembro del equipo involucrado. En general, creo que establecimos un alto estándar para operaciones futuras y demostramos nuestra capacidad para operar de forma independiente,” afirmó Chen.
Otra parte fundamental del éxito de este año vino de Emmy Bagshaw, Analista de Políticas de Instalaciones de Vivienda, quien desarrolló un nuevo sistema Smartsheet que permitió a los miembros del equipo colaborar en sincronización.
"Convirtió una hoja de cálculo estática en una herramienta de programación dinámica e interactiva que extrae datos en vivo para que todos los equipos necesarios tuvieran acceso a la información en tiempo real," dijo Wallace.
Para el Director de Administración de Vivienda, Todd McGregor, todo este trabajo se reduce a garantizar que UCSF brinde un lugar acogedor para que vivan los estudiantes, aprendices, profesores y personal entrantes.
“Quiero que lleguen, se muden y simplemente se concentren en lo que están haciendo en UCSF: concentrarse en sus clases, concentrarse en sus clínicas, investigar, entrar en su ritmo de trabajo. No deberían tener que pensar en absoluto en su vivienda. Deberían llegar a un lugar limpio y asequible del que no tengan que preocuparse, con vecinos buenos y tranquilos. Pueden exhalar y relajarse cuando finalmente lleguen,” dijo McGregor.
UC San Francisco Housing Services and Facilities Services came together last month for "The Annual Turnover Celebration", which celebrates the team’s successful turnover and preparation of housing units over the summer.
The summer tends to be the busiest time of year for Housing, and this year was no exception, with a total of 476 units turned over to welcome incoming residents, staff, faculty, fellows, and affiliates across UCSF’s housing communities.
“When July 1st hit, with 185 move-outs in one day, the team worked overtime, weekends, and even through the 4th of July holiday to get units ready for new residents. This was all on top of the annual cleaning of 155 shared units and keeping up with regular work orders on a housing portfolio that has very diverse needs, to say the least,” said Sally Oerth, Assistant Vice Chancellor of Housing, during her welcome remarks.
Due to the varying start and end dates for many of UCSF’s programs, frontline staff worked up against tight deadlines, sometimes only having a handful of days to turn over a unit.
Custodian Marlen Amador, who has worked in the housing turnover for nearly four years, was one of the frontline staff who put in long hours deep cleaning stoves, fridges, ovens, and bathrooms. But, according to Amador all of this is well worth it to be recognized for the result in the end.
“When we finish and take a photo to see the difference, one feels a sense of satisfaction, to know that you did a job well done, and to see everything clean, [it’s] a transformation,” Amador said.
The success of the turnover required teamwork in lockstep, collaborating around the clock to process new contracts, communicate with residents, match residents to available units, and then send front-line workers to those units.
“This team did a really incredible job. There were so many different offramps to disaster we could have found ourselves on, but we stuck with our plan and stayed on the road to success,” Housing Facilities Director Mary Wallace said.
This year was the first year that UCSF utilized an entirely in-house staff for their turnover process, which presented Custodial Supervisor Howey Chen with the unique challenge of training staff from multiple teams, backgrounds, and experience levels.
“It was a herculean task and Howey really stepped up to make sure units were clean and ready on time for residents moving in,” Wallace said.
Chen credits the strong leadership of Felipe Rubio, Custodial Services Assistant Director, and other seasoned staff members for playing key roles in the process.
“The success of this initiative reflects the dedication and hard work of every team member involved. Overall, I believe we set a high standard for future operations and demonstrated our capability to operate independently,” Chen said.
Another critical part of this year’s success came from Housing Facilities Policy Analyst Emmy Bagshaw who developed a new Smartsheet system that allowed team members to collaborate in sync.
“She turned a static spreadsheet into a dynamic, interactive scheduling tool pulling data live so that all the necessary teams would have access to information in real-time,” Wallace said.
For Director of Housing Administration, Todd McGregor, this work all comes down to making sure that UCSF is providing a welcoming place for incoming students, trainees, faculty, and staff to live.
“I want them to arrive, move in, and just focus on what they are doing at UCSF: get focused on their classes, get focused on their clinics, do their research, get into their work groove. They should not be thinking about their housing at all. They should be arriving to a clean, affordable place that they don’t have to worry about, with good, quiet neighbors. They can exhale and relax after they finally arrive.” McGregor said.
